グループウェア機能まとめ
おすすめは、アルファオフィス！
2017年7月21日
グループウェアとは、情報を共有するためのツールです。代表的な機能としてスケジュール管理、施設予約、掲示板などがあります。グループウェアを活用することで、社内や社外、プロジェクト単位まで、コミュニケーションが円滑になるので、業務の生産性向上が期待できます。今回のコラムは、まだグループウェアを導入されていない方向けに、大塚商会の「アルファオフィス」を例に簡単に機能をまとめました。
目次
- 1. ポータル
- 2. スケジューラ・施設予約
- 3. ファイル共有/ドキュメント管理
- 4. おすすめのオプション/ワークフロー
1. ポータル
利用可能な各種機能をひと目で確認できる画面です。
情報が1ヵ所に集約されているので、必要な情報を素早く確認することができます。
2. スケジューラ・施設予約
会議や打ち合わせが発生した時に、欠かせないのがスケジューラと施設予約の機能です。メンバーの予定も確認して、日程をスムーズに決めることができます。その上、社内の会議室や機材の空き状況を確認して確保できるので効率的です。
3. ファイル共有/ドキュメント管理
メールにファイルを添付して送信したら、容量制限でエラーになったことはないでしょうか？
相手先が受信ファイルの容量を制限していることも多いでしょう。ファイル共有の機能を使えば、メールで送れない大容量ファイルを社内や複数企業間でデータ共有ができます。メールで通知する機能もあるので、データをすぐに確認してもらいたい時に便利です。ファイルは登録や参照時にウイルスチェックが行われているのでセキュリティ面で安心です。
4. おすすめのオプション/ワークフロー機能
申請書で行っている申請・承認手続きを電子化できる機能です。インターネットにつながっている環境さえあれば、いつでもどこからでも申請や承認処理が行えるため、外出や長期出張時にも申請・承認作業が滞ることがなくなります。過去の申請書の検索・再利用や承認経路を明確にできるのでとても効率的です。申請の用紙がなくなるので、コスト削減にもなります。
アルファオフィスでは、安心してご利用いただけるように、セキュリティ面の機能も充実しています。利用者個人やグループに対してアクセス権限を設定、IPアドレス制限、ウイルスチェックなどの機能があります。詳細は、こだわりのセキュリティ6大機能のページをチェックしてみてください。
まとめ
- グループウェアASPサービス「アルファオフィス」導入で、業務効率を向上させましょう。
- アクセス権設定、IPアドレス制限、ウイルスチェックなどの機能があるのでセキュリティ面も安心。
- ワークフロー機能追加で、社内の申請・承認手続きがスムーズです。
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