書類のセキュリティ対策
情報を安全に処理・管理するには
2016年8月19日
機密情報は電子媒体だけではなく、書類として保存してあるものも多く存在しています。
ウィルスチェックや暗号化通信などで、メールやファイル、通信のセキュリティ対策をしていても、書類の管理がずさんであれば、情報は漏洩してしまいます。
ここでは書類の処理・管理についてご紹介します。
- 1. シュレッダー不要の「溶解処理」
- 2. 設置型施錠付きBOX
- 3. 書類の保管は外部倉庫で
1.シュレッダー不要の「溶解処理」
不要になった機密書類の処理でよく使用されるのが「シュレッダー」ですが、裁断に時間がかかることや、ごみが大量に出ることなど、デメリットもあります。
そこでご紹介したいのが「溶解」です。
溶解処理は、ダンボール詰めした書類を業者が引き取り、ダンボールごと溶解します。
自社で処理する時間が省かれ、紙繊維は再生原料として紙のリサイクルになります。
リサイクル率は90％にもなり、環境にやさしい処理方法とも言えます。
2.設置型施錠付きBOX
溶解処理の書類を溶解に出すまでの間に、書類を抜き取られたり、盗まれたりすることが懸念される場合には、鍵がついている箱を設置し、その中のダンボールがいっぱいになったところで溶解に出すというサービスもあります。
3.書類の保管は外部倉庫で
書類は処分するものだけでなく、保管が必要なものがあります。頻繁に閲覧するものでなければ倉庫で保管する方法があります。
自社に倉庫などの保管場所がない場合は、「ダンボール預かり型サービス」を利用すれば、書類は安全に管理されます。
保管期間が過ぎた書類についてはダンボールごと、そのまま溶解処理に出すこともできます。
まとめ
- セキュリティ対策は書類にも必要。安全に処理・管理しないと情報漏えいの原因になる。
- 溶解処理ならばシュレッダーのデメリットを解消した処理ができる。
- 設置型施錠付きBOXならば、さらにセキュリティの高い溶解処理ができる。
- 書類を保管するならば「ダンボール預かり型サービス」を利用すれば安全な倉庫で保管可能。
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