「権限設定」ができるビジネス版Dropboxでセキュリティを強化
「権限設定」ができるビジネス版Dropboxでセキュリティを強化
2024年12月10日
たよれーる Dropboxはチームなど複数人での共同作業に特化した、企業向けクラウドストレージサービス。Dropbox Basic（個人向け）と比べセキュリティ面が強化され、高い安全性を確保しています。また、Dropbox Basic（個人向け）でも作成できる「共有フォルダ」に加え、たよれーる Dropbox ではより細かなアクセス権限を設定できる「チームフォルダ」も作成でき、安心・便利な共同作業が実現できます。
目次
1. なぜ無料のDropbox Basic（個人向け）はビジネスに向かないのか
無料の個人版Dropboxは誰でも手軽に使える反面、フォルダやファイルに誰がアクセスしたか記録が残らないため、万が一データが漏えいした際に流出経路などの特定が困難になります。また、複数人で1つのアカウントを共有※するなどの利用によって、パスワードが部外者に流出し、不正ログインされてしまう可能性が高まります。
※他のユーザーと Dropbox アカウントを共有するのは利用規約の違反となります。
たよれーる Dropboxでは、ビジネス利用を前提にセキュリティを強化。管理者によってファイルやフォルダごとにアクセス可能なメンバーを設定でき、「監査ログ」機能を使うことで、誰が、いつ、どのデバイスからアクセスしたかなどを確認することも可能です。個人情報や機密情報を扱うビジネスでも安心して利用できます。
| 機能 ＼ プラン | 個人向け(参考) | 法人向け | ||
|---|---|---|---|---|
| Basic | Business | Business Plus | ||
| 料金(税抜) (年契約月払い) |
－ | 1,500円/月 | 2,400円/月 | |
| 最小ライセンス数 | 1ライセンス | 3ライセンス | 3ライセンス | |
| ストレージ容量※ | 2GB / 1ライセンス | ９TB～ / チーム | 15TB～ / チーム | |
| ストレージ容量の追加 | － | ● (チーム最大1,000TBまで) |
● (チーム最大1,000TBまで) |
|
| ファイルの復元とバージョン履歴 | 30日分 | 180日分 | 365日分 | |
| ランサムウェア検出 | － | － | ● | |
| Transfer (コピーを転送) |
転送容量 | 100MB | 100GB | 250GB |
| 有効期限設定 | 7日間 | 最大1年間 | 最大1年間 | |
| パスワード設定 | － | ● | ● | |
| アクティビティログ | ● | ● | ● ファイル単位のログも対応 |
|
| データ分類 | － | － | ● | |
| 電子署名 | 月に3件まで | 無制限 | 無制限 | |
| シングルサインオン(SSO)との統合 | － | － | ● | オプション | Spacepack | － | 1TB単位でストレージ内容を追加できるオプションです。 追加のストレージ容量はチーム全体でご利用いただけます。 チーム全体の容量は1,000TBが上限です。 |
2. たよれーる Dropboxのフォルダへの権限設定
たよれーる Dropboxは、フォルダやファイルに誰がアクセスできるか、各ファイルにどのような権限を許可するのかなど、権限設定を細かく行えます。
権限設定で、安全・安心なファイル共有！
多数のファイルを扱うプロジェクトに複数名のメンバーで取り組む場合、「共有フォルダ」や「チームフォルダ」を活用することでファイル共有を安心・便利に行えます。たよれーる Dropbox の管理者もしくはフォルダの作成者からフォルダへのアクセス権限を付与されたメンバーだけが、各フォルダに入っているファイルにアクセスできます。
2-1. シンプルに使える「共有フォルダ」
メンバーが自由に作成できるフォルダです。共有フォルダの作成者が招待したメンバー同士でフォルダ内のデータを共有できます。作成者は、招待したメンバーに共有フォルダ内のファイルの編集や削除できる権限を付与するか選択できます。
「共有フォルダ」作成方法
- ❶dropbox.com にログインします。
- ❷［作成］をクリックし、表示されたメニューの中から［共有フォルダ］をクリックします。
- ❸［新規フォルダを作成し共有する］を選択します（既存のフォルダを共有フォルダとすることもできます）。
- ❹フォルダの名前を入力します。
- 共有相手のメールアドレス、名前またはグループ名を入力し（複数入力可）、検索結果から共有相手をクリックして選択します。 注：追加できる人数に制限はありません。
- ❺［編集可能］か［閲覧可能］を選択します。
- ❻必要に応じてメモを追加し、そのメモをコメントとして投稿する場合はチェックボックスを選択します。
- ❼［フォルダを共有］をクリックします。
- ❽共有先のユーザーまたはグループにフォルダへのリンクを記載したメールが送信されます。
2-2. 細かく設定できる「チームフォルダ」
法人版Dropboxの管理者のみ作成できるフォルダです。管理者が招待したメンバー同士でフォルダ内のデータを共有できます。チームフォルダ内に作ったフォルダに対して、さらに個別にアクセス権限を設定することができ、社外メンバーとデータ共有する場合にも便利です。
「チームフォルダ」作成方法
- ❶チーム管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
- ❷メニューから［管理コンソール］をクリックします。
- ❸［コンテンツ］をクリックします。
- ❹［チームフォルダを作成する］をクリックし、チームフォルダ名をつけ、[作成]を押します。
- ❺グループ名を入力して、グループをチームフォルダに招待します。（グループはあらかじめ設定してください。）
- ❻グループ メンバーのチームフォルダ内のコンテンツへの編集権限や閲覧権限を指定します。
- ❼Dropbox内にチームフォルダが作成されます。ビルのアイコンがチームフォルダの目印となります。
| フォルダの種類 | アクセス権限 | 特徴 | 代表的な使い方 | |
|---|---|---|---|---|
 |
個人フォルダ | 個人 | アクセスできるのは個人のみ。 | ファイルサーバー、 フォルダ |
|
共有フォルダ | ユーザー （グループメンバー） |
ユーザーが任意で他のユーザーを招待して、共有フォルダとして作成可能。 サブフォルダで独自のアクセス権は設定できない。最上位の権限設定に準ずる。 | プロジェクトなど 期間限定 |
|
チームフォルダ | 管理者 | 管理者が作成可能。 チームフォルダの下に共有フォルダを作成可能。共有フォルダごとに共有範囲などの細かい権限設定が可能。 | 部署ごとの情報共有 |
3. たよれーる Dropbox活用例
3-1. 【人事部】での活用ケース
課題：個人情報ファイルへアクセスできる人を制限したい
人事部でファイルを共有する際、面接で使った履歴書などの個人情報は人事の責任者と役員だけがアクセスできるようにしたい。
たよれーる Dropboxで簡単にファイルの共有・制限を設定できます。
- ❶管理者メニューからフォルダ「履歴書」を選択し「共有」をクリックします。
- ❷ユーザーを指定しアクセス権限を選択します。
- ❸指定した相手のDropbox に共有フォルダが表示されます。
3-2. 【建設業】での活用ケース
課題：大勢の関係者と図面などのデータを安全に共有したい
社員や外部協力会社など大勢の関係者がいるので、フェーズに合わせて安全に図面や計画書を、いつでもどこでも確認したり編集したりしたい。
たよれーる Dropboxで各関係者のアクセス管理をしっかり行えます。
- ・資料の更新や追加など管理を一貫してDropboxで行えます。
- ・CADファイル（AutoCAD）がソフトなしでプレビューでき、修正コメントも入れられます。
- ・工事終了後は外部協力会社のアクセス権限を外し、社内の管理部門で10年間ファイルを管理するという運用も可能です。
さらに図面のような大容量ファイルでも、 以下の共有機能を上手に使い分けると様々なケースで便利に使えます。
- 1：Dropbox アカウントを持っている人（主に社内）とは「ファイルリンク共有」
- 2：社外への大容量ファイル転送は「Dropbox Transfer」
- 3：社外も含むファイルの回収には「ファイルリクエスト」
当記事でご紹介いたしました、アクセスの管理に役立つ「たよれーる Dropboxの権限設定」に関してはトライアルでも設定の操作などをお試しいただけます。
もし、ご利用を検討いただけるようであれば是非トライアルをご活用ください。