意外と知られていない？！Zoomの便利な基本機能３選
2022年5月13日
オンラインミーティングやWeb上でのセミナー・研修など、すっかりビジネスシーンでの利用が当たり前になったZoom。そんなZoomには、実はコミュニケーションを活性化する便利な機能がたくさん搭載されています。今回は、基本機能なのに意外と知られていないZoomのおすすめ便利機能を3つご紹介します。
目次
1. Zoom Chat（チャット機能）
Zoomでのオンラインミーティング中、画面横に表示されるチャット。実はミーティングを行っていない時でも、「連絡先」に追加したZoomアカウントを持っているメンバーとは個別にチャットが可能です。使いやすいシンプルなインターフェイスで、ファイルの共有にも対応。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末など他のデバイスから利用することも可能で、ユーザーの現在の状況が「連絡可能」や「取り込み中」などのマークからひと目で分かるのも便利です。
1-1. 【活用シーン1】チャット中にでた不明点をすぐオンラインミーティングで確認
Zoom Chat 画面からワンクリックで1対1またはグループミーティングを開始できるので、チャット中だけでは解決できなかった問題を、すぐに会議開催して話し合うことが可能です。
チャット活用のワンポイント
個人とのチャットやチャットチャネルをグループ分けできるため、お客様別やプロジェクト別など、わかりやすく整理できます。
1-2. 【活用シーン2】ミーティング中、スマホを主催者チーム専用のチャットにする
会議の主催者やウェビナーの講師など、登壇中にミーティング内チャットで参加者側と主催者側のチャットをまとめて見るのは、情報量も多くなり大変。ミーティングを行っているパソコンとは別に、主催者チーム内のZoom Chatをスマートフォンで行えば情報が整理され、ミーティングの進行方法について指示したり、参加者の質問の回答をチーム内で共有したり、スムーズにミーティング進行ができます。
2. コメント（注釈）機能
画面共有する際この機能を使えば、コメントや線、図、スタンプなどを書き込むことができます。また、フォーカスしたい場所に矢印やスポットライトを表示させたり、バニシングペン（書いた数秒後に自動で消えるペン）なども使うことができ、プレゼンや研修などのシーンでも役立ちます。
2-1. 【活用シーン】社内での打ち合わせ
画面共有した資料を説明する際にスポットライトを使うことで、ポイントを示しながら分かりやすく話すことができます。画面共有者以外の参加者もリアルタイムで資料内に書き込みをしたり、コメントを打ち込むこともできるので、参加者全員の意見を分かりやすく画面に示すことができます。
3. リモートコントロール機能
遠隔地から別のPCを操作したり、ツールの操作方法について実際に動かしながら相手に説明したい時に大変役立つリモートコントロール機能。遠隔から「パソコンのトラブル解決」、「ソフトウェアの設定」、「社内データベースへのアクセス」などを行えます。
3-1. 【活用シーン】IT担当者が社員の機器設定をサポート
ITサポート担当が、社員からの機器設定に関する相談に対応する場合、リモートコントロール機能を使えば簡単です。
例えば、離れた場所にいる営業担当が自分のPC設定の不具合が直せない場合にも、操作してほしい画面を共有しリモート制御を許可することで、IT担当が遠隔操作で設定変更することができます。Zoomの他に特別なソフトやツールを用意する必要がなく、Zoomミーティングで会話をしながらスムーズなリモートサポートが行えます。
- （注）リモートコントロール機能の利用には以下の前提条件をクリアする必要があります。
- １）Windows、Mac、Linux 向け Zoom デスクトップ クライアント
- ２）Zoom モバイル アプリを導入した iPad
- ３）ウェビナーで使用する場合は、主催者、共同主催者、パネリストのいずれかであること
- ※iPhoneやAndroidでも利用できません。
※今回ご紹介した機能をご利用いただくには、Web ポータルの設定を有効にする必要があります。