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ビジネスメールのマナー

2016年9月9日

ビジネスを進める際の連絡手段は色々ありますが、メールを使う機会は多くありますね。
とはいえ、電話や紙のビジネス文書よりも歴史が浅く、マナーが確立していない連絡手段でもあります。
ここでは、一般的になってきたと思われるビジネスメールのマナーについてご説明します。

        
  1. 1. 件名を省略しない
  2. 2. To Ccを本文の冒頭に記入する
  3. 3. 末尾に署名を記入する
  4. 4. 顔文字や記号、(笑)は使わない
  5. 5. 重要度機能は使わない

1.件名を省略しない

日々のメールでは、件名をいちいち書かない、ということも多いのではないのでしょうか。
そもそも本文を読めば分かることですが、ビジネスで使用する際はきちんと記入しましょう。
大体の内容が分かるような件名にしておくと、その後のやり取りの際も見返しやすいというメリットがあります。
安易に記入してしまいがちな「こんにちは」「例の件」などはNGです。スパムに間違えられる可能性があります。

2.To Ccを本文の冒頭に記入する

差出人や宛先に入力してあるメールアドレスだけでは、そのアドレスが誰のものなのか分からない場合もあります。
誰に送ったメールなのか、宛先ではないが見ておいて欲しいだけの人は誰なのかを明確にするためにも本文の冒頭にTo Ccを明確に記入するようにしましょう。
いきなり用件で始めるよりも丁寧な印象を与えることもできます。

3.末尾に署名を記入する

末尾に名前や所属(会社名や部署名)を記入して、自分を明らかにしましょう。
会社などの場合は住所や電話番号を書いておくと、相手がメール以外の連絡が取れるので親切です。

4.顔文字や記号、(笑)は使わない

くだけた印象を与えるので、ビジネスメールでは使用しないことをお勧めします。
ただし、信頼関係が充分に構築できている相手であれば、絶対に使ってはいけないものではありません。

5.重要度機能は使わない

メールソフトの機能で重要度を上げることができますが、自分の重要さを押し付けている、という印象を与えかねません。

まとめ

  • 件名を省略しない。
  • To Ccを本文の冒頭に記入する。
  • 末尾に署名を記入する。
  • 顔文字や記号、(笑)は使わない。
  • 重要度機能は使わない。

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