春は出会いと別れの季節
忘れてませんか?アカウントのメンテナンス
2017年4月7日
春は入社や退職、人事異動などが多い季節です。
机やパソコンのような、目に見える物の準備や撤去は忘れなくても、仕事で使用するアカウント、例えばメールアドレスやID・パスワードのメンテナンスは忘れがちなものです。
年度末の会計処理などに追われる季節でもありますが、新入社員が配属される前に、対応するようにしましょう。
新しくアカウントを追加する際に気をつけなければならないのが、外部サービスを利用している場合です。追加できるアカウント数に限りがある場合があります。新たにアカウントやオプションなどを購入する場合、アカウントの追加に時間がかかってしまうので、早めに準備したほうがいいでしょう。
また、退職者のアカウントの削除も迅速に行う必要があります。退職した人がいつまでもサーバーにログインできる状況はセキュリティ上望ましくありません。
最近はOffice365やAdobeCCなど、クラウドで提供されるサービスも増えてきました。これまで、社員が増える度にソフトウェアを購入していたのであれば、これを機にクラウドサービスの利用に変更するとメリットがあります。
メリット1 全体の管理が楽になる
誰がどのソフトを利用しているのか、バージョンはどうなのか、管理するのは手間がかかります。クラウドサービスを利用すれば、アカウントが一つの画面で管理でき、これまでの作業が楽になります。
メリット2 アカウントの増減でコストを最適化できる
ソフト購入の場合、利用者が退職すると、使わないソフトが無駄になってしまいます。クラウドサービスを利用すれば、アカウントの増減に柔軟に対応できるサービスもあるので、無駄なコストを削減できます。
まとめ
- アカウントのメンテナンスは早めに対応する。
- クラウドで提供されるサービスを利用すれば、管理も楽になり、コストも最適化できる。