お手軽!どこでもオフィス Zoom利用社員の1日

オフィス以外でのお仕事、
スムーズにできていますか?

  • ※グラフ1:[テレワークの導入形態の推移]令和2年通信利用動向調査報告書(企業編)]より抜粋 出典:令和3年 総務省
  • ※グラフ2:[クラウドサービスの利用と労働生産性の関係(推移)]令和3年版 情報通信白書 出典:令和3年 総務省

働き方の多様化によりオフィス以外で仕事を行うシーンは増えています。
社外でもクラウドサービスを利用して生産性をアップできているという結果もあり、
クラウドサービスを利用しない手はありません!

IT関連会社の営業 Nさんの1日の仕事の流れから探ってみましょう。

9時

午前中は自宅近くのコワーキングスペースで業務開始。
社内メンバーとの毎朝の朝礼はチャットミーティングで行います。
開発中の「スマホアプリA」の資料確認の必要があったので、チャットからWeb会議へ切り替え。

こんなシーンで便利なツール

社内メンバーとのチャット中に資料確認の必要が出たので、Web会議に切り替え。資料はDropboxに格納済なので打ち合わせ中にもすぐ確認できます。進捗を更新し、再度格納してMTG終了。

機能の画面イメージを確認できます

資料ダウンロード

10時

開発中の「スマホアプリA」のインターフェース画面をLINEで一般消費者のモニターに見てもらってヒアリング。リサーチ用のインターフェース画面のデータはDropboxに格納してあるので、そこからリンクを発行してトーク画面に表示。
意見をまとめた資料もDropboxへアップロードして、メンバーと共有。

こんなシーンで便利なツール

スマホアプリモニターのお客様にチャットでヒアリング。確認してほしい画面写真も、すぐに連携しているDropboxからURLリンクを発行してトーク画面に表示。

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こんなBtoC利用も!

  • 不動産の物件情報
  • アルバイト募集
  • 中古車の査定
  • 保育園から保護者への連絡網など

2つのツールを使っていてもOK!

Zoom とLINE WORKSの2つのツールを使っていても、資料を格納するフォルダは1つでOK。資料の管理工数が削減できます。

POINT!

社内外でチャットツールを使い分け。連携機能を使って格納フォルダからすぐ共有

12時 昼食

移動時でも焦らない「切り替え機能」

会議中、スマホからPCへ
ワンアクションで切り替え

スマホで会議に参加していてもワンアクションでPCに切り替えられます! 遅れそうな時でも、移動中のスマホ利用から到着後のPC利用へ切替が楽々です。

「待機室機能」でセキュリティも安心!

待機中は自社PR動画も流せます

会議参加者は一旦待機室に入室します。
主催者の承認がないと会議室に入れないので、セキュリティ面でも安心です。
待機時間中は動画を再生できるので、自社の新サービスのPR動画を流して、ビジネスチャンスを生み出すこともできます!

13時

本社で外部講師と夕方に開催するセミナー内容の最終打ち合わせ。
フィードバックが多くても発言時にWeb会議画面上のホワイトボードにメモしてもらえば後で議事録として見返すのも容易です。
グループウェアを利用すれば次回打ち合わせ日程もその場ですぐ確定できます。

こんなシーンで便利なツール

社内外のメンバーとのWeb会議に最適。画面共有でDropbox Paperを映すことでホワイトボードの代わりになります。

打ち合わせ後は、Dropbox PaperのURLを参加者に送付すれば、議事録にもなります。

Zoom ホワイドボードにはブレストに便利なテンプレートが!

Zoom ホワイトボードには複数のテンプレートが用意されています。
付箋型のテンプレートはブレインストーミングにぴったり!
ホワイトボードはURLも発行できるので、打ち合わせ終了後はDropbox Paperで作成した議事録にURLを貼り付けることもできます。

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Dropboxよりコストを抑えたいなら
「どこでもキャビネット」もおすすめ!

連携機能はないため、PCにおとした資料をアップロードする手間はかかりますが、安価にストレージ・ファイル送信を利用できます。URLでのファイル送信時にはPWも付与できるのでPPAP対策にもバッチリです。

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こんなシーンで便利なツール

グループウェアでメンバーのスケジュールを確認して次回会議の予定を登録。登録の際は Zoom の会議リンクを貼っておけば会議案内もばっちりです。

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POINT!

いままでの会議をWeb会議で行うことで、ホワイトボードのメモも議事録作成もラクラク!次回会議予定もURL1つでOK

15時

セミナーの準備まで時間があるので、セミナー会場そばのワークブースで申請・承認作業。
cybozuのGaroonを使って交通費の申請や、企画書の承認を行いました。

どこでも申請・承認を可能にする「Garoon」は承認スピードの改善も期待できる!

「Garoon」のワークフロー機能を使えば、紙で行っていた申請・承認の作業をクラウド上で、どこの場所からでも行うことができるようになります。
これによって、テレワーク環境でも承認が行えるようになるだけでなく、ハンコ出社などといった余計な時間も要らなくなり、承認スピードを早め、業務の効率化が期待されます。

16時

会場からオンラインセミナーを生配信。
アーカイブや、使用した資料についてもまとめて参加者に共有することが可能です。

こんなシーンで便利なツール

セミナーの動画データや資料をDropboxにアップロードすれば、URL1つでユーザーに共有できます。
Dropbox Business Advancedプランなら、15TB〜の大容量なので、容量の大きい動画データでも安心です。

※ Zoom にもクラウドストレージはありますが、プロ・ビジネスプランでは1ライセンスにつき5GBとなります。

機能の画面イメージを確認できます

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POINT!

Zoom とクラウドストレージを連携させれば、動画や資料の共有など、展開の幅が広がる!

18時 終業

出社しなくても効率は下がらない!
「どこでもオフィス」で身軽におしごと!

Zoom をはじめとしたクラウドサービスの連携・使い分けで、どこでもオフィスのように効率よく、身軽に仕事ができるようになります。

ご紹介したサービスの一覧です

気になったソリューションは無料でお試しいただけます!

  • Zoom たよれーる Zoom ミーティング

    インターネット環境さえあれば、あらゆるデバイスでWeb会議を簡単に実現できる、利用シェアNo1(注1)のWeb会議ツールです。高品質の音声・映像はもちろん、各種クラウドサービスとの連携でWeb会議、ウェビナー、チャットまで効率よく行うことが可能になります。

    (注1)出典:MM総研「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査の結果」

    月額料金
    1ライセンス : 2,300円〜(税別) *お申し込みは 5ライセンスより
  • たよれーる「LINE WORKS」

    LINEの使いやすさはそのままに企業で安心して使える国内シェアNo.1(注2)ビジネスチャット「LINE WORKS」。
    大塚商会の独自のコンタクトセンターによるサポートをセットにし、月額の利用料金でご提供しています。

    月額料金
    1ユーザー : 450円〜(税別) *お申し込みは 5ユーザーより
  • たよれーる Dropbox Business

    ファイルをクラウド上のストレージに保存・同期し、安全に共有するためのサービスです。
    さらに企業にとって必要なセキュリティ機能も提供。ユーザーのアクセスログ、操作ログはもちろん、バージョン履歴、削除済みファイルの復元も標準機能で利用可能です。

    月額料金
    1ユーザー : 1,500円〜(税別) *お申し込みは 3ユーザーより
  • たよれーる どこでもキャビネット

    大塚商会オリジナルのオンラインストレージサービスです。「カンタン・安心・安価」にシンプルかつ直感的な操作と国内のデータセンター運用によるビジネスの利用を目的とした強固なセキュリティ体制で運営しています。

    月額料金
    1ユーザー : 330円〜(税別) *50GBプランの場合 お申し込みは 10ユーザーより
  • サイボウズ Garoon

    複雑組織の企業であっても運用がしやすいように権限移譲機能や階層型のアクセス権設定があり、高い拡張性を持ったグループウェアです。「スケジュール」「ポータル」をはじめ日本企業が必要とする標準機能をワンパッケージにして提供しています。

    月額料金
    1ユーザー : 845円〜(税別) *お申し込みは 10ユーザーより

お役立ち資料ダウンロード

ご紹介した便利機能を1つにまとめた資料がダウンロードできます。

機能の画面イメージを確認できます

まとめ資料ダウンロード

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