文書の発生から廃棄までを管理する
ドキュメントライフサイクルについて

2017年3月10日

企業で発生した文書は資産であり、また機密でもあります。資産として活かし、機密として守るには、適切に管理する必要があります。その際に参考になるのがドキュメントライフサイクルの考え方です。
ドキュメントライフサイクルとは文書を「発生」→「管理」→「保存」→「廃棄」のプロセスに分けることです。それぞれのプロセスでの特長を踏まえて管理すれば、文書を資産として活かし、機密として守れます。
このコラムでは各プロセスでの特長を説明します。

1.最初のプロセス「発生」

新しく文書を作成するプロセスです。定型で発生する文書などの場合、適切に管理し続けるには通し番号をつけると管理しやすくなります。紙の書類であれば、スキャニングするなど電子化も検討すると、保存場所が不要になる、検索しやすいなどのメリットがあります。

2.文書が最も活用される「管理」

事務処理に回す、承認を得るのに使用するなど、発生した文書を活用するプロセスです。多くの方に閲覧や複写されることを想定した管理が必要です。例えば、検索機能や、多くの方で共有できる機能があるシステムを使えば、文書をより活用できます。同時に、文書が広まっていくプロセスでもあるので、情報漏えいにも注意が必要です。紙の書類であれば鍵のついたキャビネットで保管する、電子文書であればパスワードをかけるなどの対処も必要になります。

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3.活用頻度が減っても情報を守る「保存」

一通り活用されたあとも、今後利用するケースが想定されたり、保管期間が決められている文書については保存するプロセスも大切です。
活用頻度が減りますが、たびたび閲覧する可能性があるのであれば、必要なときにすぐに取り出せるように保存するでしょう。あまり活用されない場合には、セキュリティ万全な外部倉庫に預けるという方法もあます。空いたスペースを有効活用できるメリットもあります。

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4.最後のプロセス「廃棄」

不要になった文書は安全に処分しなければなりません。よく利用されているのがシュレッダーですが、裁断に時間がかかる、ごみが大量に出るなど、デメリットもあります。
紙の書類をファイルごとダンボールに入れて処理できる「溶解」という方法もあります。書類の量などを考慮して、安全で手間のかからない処理方法を選ぶとよいでしょう。

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