「リンクを送るだけ」で効率よくファイルを共有アクセス制御できるからビジネスでの「ファイル送信」も安心
「リンクを送るだけ」で効率よくファイルを共有アクセス制御できるからビジネスでの「ファイル送信」も安心
2024年3月10日
テレワークが浸透し、これまで以上に社内外でのコラボレーションにおける「ファイル共有」が重要になっている現代。メールでは送れる容量に制限があり、PPAP（パスワード付きzipファイル）の安全性も問題となっています。また、無料のファイル転送サービスは手軽な反面、セキュリティ管理ができないという悩みも。ビジネス版Dropboxなら、ファイル共有の様々な課題を効率的かつ安全に解決できます。
目次
ビジネス版Dropboxで始める「脱 PPAP」
メールの添付ファイルによる情報漏えい対策として、広く利用されてきた「添付ファイル暗号化」。いわゆるパスワード付きzipファイルをメールで送信し、その後別のメールでパスワードを送信する方法（PPAP※1運用）については、現代においてはほとんど何のセキュリティ対策にもなっていないと言われています。日本政府もこのPPAP運用を廃止すると発表しており、企業においても“脱PPAP”の動きが急速に広がっています。
※1 P…Password付きZip暗号化ファイルを送ります P…Passwordを送ります A…暗号化します P…Protocol（プロトコル＝手順）の頭文字からつけられたセキュリティ方式名
メールでのファイル共有の限界
メールサーバーの容量制限を超えるファイルの共有時には、無料のファイル転送サービスを許可なく利用されてしまったり、ファイルの受信者が第三者にファイルを渡しても送信者は関知できないなど、メールでの安全なファイル共有には限界があります。
ビジネス版Dropboxがファイル共有の課題を解決！
ビジネス版Dropboxは、メールの誤送信やファイルの二次配布などの思いがけない情報漏えいを防ぎながら、協力会社なども含めた社内外のコラボレーションを加速させるための3つの機能を備えています。それぞれの機能を使いこなすことで、様々なケースに対応することができます。
- 1：リンクを送ってDropbox内のファイルやフォルダを手軽に共有する「ファイルリンク共有」
- 2：ローカルPCの大容量ファイルや複数ファイルをひとまとめにして転送する「Dropbox Transfer」
- 3：いろいろな人からファイルを回収する「ファイルリクエスト」
1. ファイルリンク共有
リンクを送ってDropbox内のファイルやフォルダを手軽に共有する
Dropboxを使ったファイル共有は、Dropboxアカウントを持っている相手にダウンロードリンクとなる共有URLを記載したメールを送るだけでOK。相手はPCやスマホからリンクにアクセスし、データをダウンロードできます。リンク生成後でも、ファイルやフォルダの編集が可能です。相手に編集の権限を付与するか、閲覧のみの権限を付与するかは管理者側で設定できます。
相手がDropboxアカウントを持っていない場合には、代わりに「読み取り専用リンク」を使用した共有が可能です。「共有URLを誤送信してしまった」、「プロジェクトが終了した」などの場合には、URLの無効化もできるので安心です。
- ❶dropbox.com にログインします。
- ❷左側のサイドバーから［すべてのファイル］をクリックします。
- ❸共有するファイルにカーソルを合わせて、共有アイコン（上矢印のある長方形のアイコン）をクリックします。
- ❹共有相手のメールアドレス、名前またはグループ名を入力し（複数入力可）、検索結果から共有相手をクリックして選択します。
（追加できる人数に制限はありません） - ❺［編集可能］か［閲覧可能］を選択します。
- ❻必要に応じてメモを追加し、そのメモをコメントとして投稿する場合はチェックボックスを選択します。
- ❼［ファイルを共有］をクリックします。共有相手またはグループにファイルまたはフォルダへのリンクを記載したメールが送信されます。
2. Dropbox Transfer
ローカルPCの大容量ファイルや複数ファイルをひとまとめにして転送する
Dropbox Transferを利用することで、共同編集する必要がないファイルをDropboxの容量を使わずに簡単に送信できます。Dropbox上のファイルだけでなく、ローカルのファイルやフォルダも含めて様々な種類のファイルをひとまとめにして転送可能です。共有URLはDropboxユーザー以外にも送信可能なため、いわゆる「ファイル転送サービス」のような使い方ができます。
Dropbox Transferのメリット
- ・送信したファイルの閲覧回数とダウンロード数を確認できます。
- ・転送によって共有したファイルは、共有相手がDropboxユーザーでも相手のDropboxフォルダには表示されません。
- ・DropboxのAdvancedプランなら、ファイルにダウンロードの有効期限やパスワードを設定できます。
- ・転送相手は、転送に含まれているDropbox上のファイルを共同編集することはできません。
- ・誤った相手に共有URLを送信してしまった場合、すぐにリンクを無効化でき安心です。
転送パッケージのサイズの上限は
DropboxのStandardプランなら、最大2GB、
Dropboxの Advancedプランなら、最大100GB
注：クリエイティブ ツール アドオンを購入した Dropboxチームのメンバーは最大 250 GB のファイルを転送できます。
手順
- ❶dropbox.com にログインします。
- ❷左上のグリッド アイコンをクリックします。
- ❸表示されたメニューで［Transfer］をクリックします。
- ❹「Dropbox Transferへようこそ」の画面で［転送を作成］をクリックします。
- ❺次のいずれかの方法で転送するファイルを選択します。
・プラス アイコンをクリックする
・パソコンからファイルをドラッグ & ドロップする
・［Dropbox から追加］をクリックする
- ❻編集アイコン（鉛筆）をクリックし、必要に応じて転送パッケージの名前を入力します。
- ❼歯車のアイコンをクリックすると、有効期限やパスワードを設定できます。
転送は、ご利用のプランに応じて 7 日または 30 日後に自動的に有効期限切れになるように設定されます。（DropboxのAdvancedプランなら、パスワードの追加や、有効期限の最大1年延長が可能です。） - ❽［転送を作成］をクリックします。
- ❾［リンクをコピー］または［メールで送信］をクリックします。
3. ファイルリクエスト
いろいろな人からファイルを回収する
「ファイルリクエスト」は、相手に自分のDropboxへファイルをアップロードしてもらう機能です。保存先のフォルダは非公開のままで、また相手がDropboxユーザーでなくてもアップロードしてもらうことが可能です。ファイルはすべて指定したDropboxフォルダで自動的に整理され、いろいろな人からデータを集めるときなどに便利です。
注意
ファイルリクエストにより回収したファイルは、Dropboxアカウントの容量を使用します。リクエストしたファイルを受け取れるよう事前に空き容量を確認し、必要な容量を確保してください。リクエストするファイルを保存するための容量が不足していると、受信者がファイルをアップロードするときにエラーメッセージが表示されます。
手順
- ❶dropbox.com にログインします。
- ❷左側のサイドバーから［ファイルリクエスト］をクリックします。
- ❸右側にある［新しいリクエスト］をクリックします。
- ❹［タイトル］にリクエスト名を入力します。
- ❺必要に応じて［説明］にリクエストの詳細情報を入力します。
- ❻［アップロード済みファイルのフォルダ］に、リクエストしたファイルの保存先となる新しいフォルダのパスが表示されます。
保存先を変更する場合は［フォルダを変更］をクリックします。 - ❼［期限を設定］の横にあるチェックボックスをオンにして日付と時間を選択します。
たよれーる Dropbox Business Advancedであれば延長アップロードを許可して期限を指定することもできます。 - ❽［作成］をクリックします。
- ❾ファイルをリクエストする相手のメールアドレスまたは名前を入力します（複数入力可）。
リクエストに関するメールが送信されます。 - ❿［共有］をクリックします。ファイルリクエストに応じファイルがアップロードされると、
確認メールとメール通知が届きます。