グループウェア アルファオフィス ファイル共有/ドキュメント管理
ファイル共有/ドキュメント管理
ファイル共有／ドキュメント管理機能は、メール添付で送信できない大容量ファイルを社内や複数企業間でデータ共有できるので効率的な情報共有を実現します。
ポータル
キャビネットに登録された新着ファイルがポータル上で確認できるため、全キャビネットを確認する手間を省けます。
また、データ共有にのみ利用する場合は、利用機能選択で機能を絞り込むとシンプルな画面でご利用いただけます。
（アルファオフィスキャビネット版では提供しておりません。）
5階層対応キャビネット
各種データを最大5階層までのキャビネットに登録できるため、ファイルごとに整理をして登録することが可能です。登録されたデータは、すべてのキャビネットの中からフリーキーワードで検索でき、必要な画像や文書をすばやく取り出せます。また、ファイルを登録するときには、キャビネットに登録される有効期限の設定もできます。
英語対応
ボタンや説明文を英語表示へ切り替えることができます。これにより日本語がわからないスタッフや日本語が表示できない環境の海外支店や海外企業でも、英語で操作が可能です。通知メールも英文で送信されるので、すぐにデータを確認してもらうことができます。
※お客様が設定する名称（キャビネット名やユーザー名など）は英語表示へ切り替わりません。必要に応じて名称変更が可能です。
通知機能
ファイルの登録時や変更時は、ポータルの新着に表示されるだけでなく、関係者にEメールで通知することができます。登録したデータをすぐに確認してもらいたいときなどには有効です。
画像サムネイル表示
画像データはサムネイル表示ができるため、画像データがたくさんある場合には、目的のデータをすばやく見つけることができます。
資料作成などで画像を使いたいときなどには、表示されている画像データを手軽にダウンロードできます。
一括アップロード機能
パソコンのフォルダ内にあるファイルをまとめて登録できます。登録するファイル数が多いときには、登録の手間や時間が省けます。
一括ダウンロード機能（ツール機能）
キャビネットに登録されているファイルをまとめてダウンロードできます。
選択したキャビネットに加え、下の階層のキャビネットに登録されているファイルも同時にダウンロードすることが可能です。
ファイル送受信機能
メール添付して送ることができない大容量ファイルを相手に送ることができます。
アルファオフィスIDをお持ちのユーザーだけでなく、IDをお持ちでない方にも送ることが可能です。
パスワードや有効期限の設定もできるので、安全にご利用いただけます。また、送付したファイルを誰が確認したのか参照履歴で把握することもできます。
メールで登録機能
Eメール送信でキャビネットにデータを登録できます。管理者機能で、「送信者アドレス」「登録先キャビネット／掲示板」「有効期限」を設定した上で、指定された宛先にメールを送信するだけでファイルの登録が完了します。
ダウンロードログ表示
登録されたファイルが誰に参照・ダウンロードされたかを利用者機能上で確認できます。
見てもらいたい相手がファイルを参照したかどうか確認の連絡を入れる手間を省けます。
履歴管理
登録したファイルの更新履歴の確認や、過去に登録されたファイルを最新版に戻すことができます。
また、ファイルを編集中にしておくと、その間は他のユーザによるファイルの変更を不可にできます。
キャビネット別容量制限（クォータ管理）
キャビネット単位で最大登録容量を設定できます。
最大登録容量を超えると、ファイルの登録ができなくなりますので、不要なファイルは"消す"という意識が付きます。
管理者機能では、キャビネット別の登録容量だけでなく、最大登録容量に対する利用率も確認できますので、キャビネットを効率的に管理することが可能です。
キャビネット管理者設定
キャビネットの登録・削除などの管理機能を利用者に権限委譲できます。
これにより、管理者の負荷を分散することができると同時に、キャビネットの登録や変更が緊急に発生した場合でもより柔軟に処理することができます。
図面ビューワ
図面（2次元CAD）データを表示させるアプリケーションソフトがインストールされていないパソコンでも表示または印刷することができます。
また、表示されるデータに朱書きできるため、図面のチェックや指示などをスピーディに行えます。
図面ビューワの操作方法は、図面ビューワインストールと同時にインストールされる操作マニュアルをご参照ください。
表示あるいは出力できるファイル形式
| 形式 | CADファイル形式 | ラスターファイル形式 |
|---|---|---|
| 参照可能形式 | SXF（P21/SFC)、DXF、DWG、 JWC、JWK、DMF（EXPERT-CAD形式） |
BMP、JPG、TIFF（G4） |
| 出力可能形式 | SXF（P21/SFC)、DXF、DWG、 JWC、JWK、DMF（EXPERT-CAD形式） |
BMP、JPG、TIFF（G4） 朱書き合成で出力可能 |
| 参照可能形式 | 【CADファイル形式】 SXF（P21/SFC)、DXF、DWG、 JWC、JWK、DMF（EXPERT-CAD形式） |
【ラスターファイル形式】 BMP、JPG、TIFF（G4） |
|---|---|---|
| 出力可能形式 | 【CADファイル形式】 SXF（P21/SFC)、DXF、DWG、 JWC、JWK、DMF（EXPERT-CAD形式） |
【ラスターファイル形式】 BMP、JPG、TIFF（G4） 朱書き合成で出力可能 |
ワークフローtoキャビネット
ワークフローオプションと連動させることができます。
これにより、承認されたファイルは、自動的にキャビネットに登録されます。承認されるまでの流れは、履歴として残りますので、内部統制の面からも有効です。