グループウェア アルファオフィスの活用事例
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スケジュールの把握がしづらい- 営業展開が日本全国なので、営業担当者の出張時や予定外の訪問が発生したときなど、個々のスケジュールが把握しづらい。
スケジューラ機能-
営業担当者の生産性が向上！
営業担当者個々のスケジュール管理ができるようになり、営業担当者に明確な指示・アドバイスができるようになった。
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- 会議の調整に時間がかかる
- 従業員の予定が掴めないため、会議・打合せの調整に時間がかかる。
- プライベートグループ機能
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社内の制度改善や顧客サービスが向上！
会議の日程調整がスムーズにできるようになったことにより、部署横断的な会議が実施される回数が増加した。
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- 社内通達の情報共有ができない
- 社内通達を紙やメールで配信しても誰が見たのか把握できない。特に派遣先で勤務している従業員が見ているのかどうか把握できない。通達を見ていないことによる混乱も度々発生していた。
- 掲示板機能
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従業員のスキルアップ、生産性が向上！
配信した通達を誰が見たか把握できるようになり、見ていない従業員には、個別に連絡できるようになった。結果、通達を見ていないことによる混乱が大幅に減少した。
ワークフロー活用編
- 業種
- 設備機器製造業
- 年商
- 7.6億円
- 従業員数
- 50人
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- 書類の管理が煩雑になる
- 拠点から本社に稟議書や申請書などを提出する場合は、郵送もしくはFAXで送付していたため、管理が煩雑になったり、決裁が下りるまでの時間が長期化していた。
- ワークフロー機能
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管理効率が向上！
システム化することにより、稟議書や申請書がシステム内に保存されるため、管理が容易になった。
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- 書類の更新がされない
- 申請書を更新しても古い申請書で送付されてくることが度々あった。
- ワークフロー機能
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意思決定のスピードが向上！
出張等の不在時であっても決裁できるため、決裁が下りるまでの時間が短縮した。最新版の申請書でしか申請できないため、古い申請書での申請がなくなった。
キャビネット機能活用編
- 業種
- 金属製品製造業
- 年商
- 1,300億円
- 従業員数
- 1700人
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- データのやりとりに時間とコストがかかる
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海外の作図拠点や国内の外注作図業者との設計データのやりとりに時間とコストがかかっていた。
- 国内の外注作図業者とのデータのやりとりについて 60枚～300枚の図面データを20通～25通に分割してメールで送っていた。
- ・届いていないと言われて再送するケースが発生していた。
- ・相手方のメールサーバーの容量が一杯になり受信できないケースが発生していた。
- 海外の作図拠点とのデータのやりとりについて プロジェクトの建築図面を宅配便で郵送していた。
- ・図面が届くまでに丸2日要していた。
- ・郵送費だけで月25万円以上がかかっていた。
- キャビネット機能
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- ・郵送からアルファオフィスへの登録に変更することで、月に20万円以上のコスト削減が実現！
- ・郵送にかかっていた時間が不要となったので、生産リードタイムの短縮、製造原価の低減が実現！
- ・ペーパーレス化による環境負荷の低減にも貢献
