グループウェア アルファオフィス よくあるご質問
お申し込みについて
サービス内容について
- サービス内容全般について
- サポート体制・データセンターについて
- グループウェア機能について
- 掲示板機能
- ファイル共有＆ドキュメント管理機能について
- ワークフローオプションについて
- セキュリティ機能について
お申し込みについて
お申し込みについて
- 個人でも契約できますか？
- お申し込みは、法人もしくは個人事業主のお客様に限らせていただきます。個人でのお申し込みはできません。
- 会社登記前に、申し込みできますか？
- 登記前のお申し込みの場合、認証された定款をご提出いただき、確認させていただく場合がございます。
- 利用できるまでにどのくらいの日数がかかりますか？
- お申し込み後、最短3営業日でご利用いただけます。ただし、お支払方法や他のお客様のお申し込み混雑状況により、5営業日程度かかる場合がございます。
- 携帯電話で登録できますか？
- 固定電話でのご登録になります。
- アルファオフィスを複数申し込むことはできますか？
- 可能です。
- 課金開始はいつからになりますか？
- 「登録完了のお知らせ」に記載されている利用開始日の翌月より課金開始となります。
- 最低利用期間は何カ月ですか？（毎月払いの場合）
- 課金開始月から6カ月間となります。
- 途中でオプションを申し込めますか？
-
専用サイトよりお申し込み可能です。オプションのお申し込み・削除締日は毎月20日となります。 20日までにお申し込みいただきましたオプション料金は、翌月分より課金開始となります。
- ワークフローオプションの申し込みは、ユーザ数の設定がありませんが、どのようになりますか？
- ワークフローを利用される場合、アルファオフィスに申し込みされているユーザ数分だけ自動的に申し込まれます。
- 中途解約はできますか？
-
解約は可能です。課金開始6カ月未満の場合は、違約金が発生します。
- 対応動作環境について教えてください。
- 対応動作環境についてはこちらをご確認ください。
お支払い・料金について
- 支払い方法は何がありますか？
-
お支払方法は、2種類あります。
- ・銀行振込またはコンビニ支払（20日締め翌月20日払い）
- ・口座自動振替（20日締め翌月20日自動振替）
振替日が休日の場合は、翌営業日となります。自動振替の用紙をご返送いただいてからお手続き完了まで2カ月ほどかかります。お手続き完了までは、銀行振り込みにてご利用料金をお支払いいただきますので、あらかじめご了承ください。
- 請求書・領収書の発行はしていただけますか？
- 請求書は、発行いたします。領収書の発行は行っておりません。
- 既に大塚商会と契約しているサービスがあるので、請求書を一緒にしたいのですが・・・
- 可能です。こちらのサイトよりお申し込みいただけます。
https://www.otsuka-shokai.co.jp/contact/cs/payment/bill/index.asp
サービス内容について
サービス内容全般について
- 利用者数に上限はありますか？
- ありません。ユーザの追加（有償オプション）をしていただくことにより利用者を増やすことができます。
- ディスク容量に上限はありますか？
- ありません。ディスク容量の追加（有償オプション）をしていただくことにより容量を増やすことができます。
- 登録できるファイルに容量の上限はありますか？
- １回の登録でのファイル容量の上限は2GBです。残ディスク容量より大きなファイルは登録できません。
なお、お客様ご利用の回線環境によって1回で登録できる容量が限られてしまうことがありますので、ご注意ください。
- アルファオフィスに登録できないファイル形式はありますか？
- あります。以下拡張子のファイルは登録できません。それ以外の拡張子のファイルは登録できます。
jsp/htm/html/mht/hta/htt/htw/htx/shtml/xhtml
※ただし、上記拡張子のファイルも圧縮（LZHやZIP）することで拡張子が変更されている場合は、登録できます。
- ディスク容量とデータベース容量の違いを教えてください。
- ディスク容量は、キャビネット・掲示板・回覧板・ワークフローなどに登録したファイルの容量が加算されます。データベース容量は、スケジューラ・掲示板・ワークフロー・ToDoなどの機能に登録した情報の容量が加算されます。
サポート体制・データセンターについて
- サポート体制について教えてください。
- フリーダイヤルにてサポートセンターへご連絡ください。専門のスタッフが対応いたします。別途料金は、発生いたしません。
対応時間は、平日 9:00～18:00（土日祝日、年末年始、弊社休業日を除く） となります。メール・ＦＡＸによるお問い合わせは、24時間受け付けております。
※対応時間終了後にいただいたメールの内容は翌営業日以降の対応となります。
- Macintoshはサポート対象ですか？
- 一部の機能で不具合が発生するため、サポート対象外とさせていただいております。
- 海外からのお問い合わせには、回答していただけますか？
- アルファオフィスの利用地域は、日本国内のみとさせていただいております。海外でのご利用は、サポート対象外となりますので、お問い合わせ等には応じかねます。
- アルファオフィスのサーバーを管理しているデータセンターの場所を教えてください。
- アルファオフィスは、日本国内の弊社データセンターにて管理をしています。具体的な場所については、非公開とさせていただきます。
- データのバックアップは取っていますか？
- 障害対策として定期的に実施しております。個別のデータバックアップや復旧には、対応しておりません。
- 契約終了後、バックアップしたデ－タは削除されていますか？
- お客様のデータは解約時に削除されます。また、解約後のバックアップ実行によりバックアップに残されたデータも上書き削除されます。
- サーバー室への入退室の管理はどのようになっていますか？
- ISMS認証基準を満たす基準書に基づく入退室管理を行っています。
- サーバーの管理体制はどのような形をとっていますか？
- 24時間365日の有人監視およびアプリケーションエンジニアも24時間対応可能な体制をとっております。
- 情報漏洩の対策としてどのような対策をとっていますか？
- データが保管されているサーバーに対して外部からのアクセスはできません。
またセッションハイジャックやCSSなどによるデータの不正アクセスなどの攻撃に対する対処も行っています。
- 機材の故障時の対策としてどのような対策をとっていますか？
- システム的な冗長化および、24時間365日の有人サポートを実施しております。
- 自然災害の対策は取られていますか？
- バックアップセンタという意味でのディザスタリカバリの準備はできていませんが、センターは免震構造であり危機管理計画の基づく訓練も実施しております。
グループウェア機能について
- スケジューラに登録されたデータはいつまでも保存されているのですか？
- スケジューラの保存期間は、1年間です。1年以上前のスケジュールは自動的に削除されます。
掲示板機能
- 掲示板に登録できるファイルに容量の上限はありますか？
- １回の登録でのファイル容量の上限は2GBです。残ディスク容量より大きなファイルは登録できません。
なお、お客様ご利用の回線環境によって1回で登録できる容量が限られてしまうことがありますので、ご注意ください。
- 掲示板に登録できる添付ファイルの種類に制限はありますか？
- あります。以下拡張子のファイルは登録できません。それ以外の拡張子のファイルは登録できます。
jsp/htm/html/mht/hta/htt/htw/htx/shtml/xhtml
※但し、上記拡張子のファイルも圧縮（LZHやZIP）することで拡張子が変更されている場合は、登録できます。
- 誤って掲示板を削除してしまいました。復旧させることはできますか？
- できません。手動削除、有効期限切れ削除いずれの場合も、削除したデータの復旧はできませんので、削除をする際には、十分にご注意ください。
ファイル共有＆ドキュメント管理機能について
- キャビネットに登録できるファイルに容量の上限はありますか？
- 1回の登録でのファイル容量の上限は2GBです。
残ディスク容量より大きなファイルは登録できません。なお、お客様ご利用の回線環境によって1回で登録できる容量が限られてしまうことがありますので、ご注意ください。
- キャビネットに登録できる添付ファイルの種類に制限はありますか？
- あります。以下拡張子のファイルは登録できません。それ以外の拡張子のファイルは登録できます。
jsp/htm/html/mht/hta/htt/htw/htx/shtml/xhtml
※但し、上記拡張子のファイルも圧縮（LZHやZIP）することで拡張子が変更されている場合は、登録できます。
- 誤ってキャビネットに登録してあるデータを削除してしまいました。復旧させることはできますか？
- できません。
手動削除、有効期限切れ削除いずれの場合も、削除したデータの復旧はできませんので、削除をする際には、十分にご注意ください。
- サムネイル表示される画像のファイル形式を教えてください。
- サムネイル表示できるファイルのファイル形式は、gif・jepg・tif・tiff・bmp・pngです。
なお、2048×2048ピクセルを越えるファイルについては、サムネイル表示されませんので、ご注意ください。
ワークフローオプションについて
- ワークフローオプションの申し込みは、ユーザ数の設定がありませんが、どのようになりますか？
- ワークフローを利用される場合、アルファオフィスに申し込みされているユーザ数分だけ自動的に申し込まれます。
- 申請を差戻すことはできますか？
- 申請者への差戻し、１つ前の承認者への差戻しができます。
- 申請済みの申請書を印刷することはできますか？
- 申請済みの申請書については、印刷用画面をご用意しています。印刷用画面は、ＰＤＦ形式で表示されます。また、印刷用画面には、判子表示をすることもできます。
セキュリティ機能について
- アクセス権について教えてください。
- スケジューラ、施設予約、掲示板のグループやキャビネットに対して、アクセス権を設定できます。
アクセス権は『登録権」『参照権』『権利なし』から権限を選択できます。
登録権 ：データの登録ができ、自分で登録したデータの更新・削除ができる権利のこと。
参照権 ：データの参照のみ可能。
権利なし： データ自体が見えません。
- 掲示板やキャビネットに誰がアクセスしているか確認することはできますか？
- できます。日単位でアクセス履歴を閲覧、月単位でアクセス履歴をダウンロードすることができます。
- アクセス履歴はどれくらいの期間分が確認できますか？
- 過去1カ月分の確認が行えます。それ以前についてはCSV形式でダウンロードすることができます。
（当月を含んだ過去13カ月がダウンロードできます。）